Номенклатура дел, описание

Вся номенклатура, на любом предприятии, организации обязательно должна визироваться различными ответственными лицами. К этим основным лицам можно отнести:
- визируется лицом, ответственным за архив, руководителем архива;
- подписывается лицом ответственным процесс делопроизводства в организации;
- обязательно визируется руководителем предприятия;
- возможное согласование с экспертной-проверочной комиссией или центральной экспертной комиссией, если эта организация специализируется на архивном деле или же государственным или муниципальным архивом; если эти организации не являются организацией, хранящей государственные и муниципальные архивы, то согласовывать свою номенклатуру с ЭПК совсем не нужно.
Номенклатура дел структурных подразделений не является важной, поэтому согласовывать с руководством организации совсем не обязательно и эти дела являются свободными. Достаточно лишь согласовать с экспертной комиссией конкретного структурного подразделения, да завизировать ответственным архивным лицом организации, ну и конечно подписать начальником структурного подразделения, в котором собирается номенклатура дела.
Если на предприятии не имеется структурного разделения, а документация находит свое формирование секретарем организации, то и согласовывается и визируется она составителем и руководителем предприятия.
Созданная номенклатура дел, прошедшая утверждение всеми необходимыми лицами, храниться в организации 5-ть лет, и подлежит переутверждению или пересоставлению только лишь в случаях изменения структурного или его функций, а также функций предприятия. Если ни каких изменений не происходит, то дела перепечатываются, уточняются и автоматически продлеваются в действии с 1 января ближайшего года.
В связи со сложившейся практикой структура номенклатуры дел производиться с учетом штатного предприятия. Деления на подразделы да разделы производиться по названиям подразделений, например: бухгалтерия, канцелярия, отдел кадров и т.д.
Текст номенклатуры составляется в форме таблицы из двух частей основной и итоговой.
 Статью номенклатуры дел составляют совокупность всех граф в таблице которые и отражают сведения о деле. Обычно, статьи номенклатур предприятий включают в себя 5-ть граф:
- первая графа содержит индекс дела;
- вторая – заголовок дела;
- третья заполняется по окончании текущего календарного года;
- четвертая содержит информацию о сроке хранения на основании и в соответствии с типовым перечнем бумаг, которые создаются в процессе деятельности организаций, с обязательным указанием сроков хранения;
- пятая графа содержит различные примечания – об уничтожении, о ответственных лицах, о переходе дела и т.п.
Названия для граф можно найти в федеральной типовой инструкции о делопроизводстве или же в основных образующих правилах для работы и деятельности архивов организации. Можно также проконсультироваться или обратиться за помощью к специализирующимся на этом организациям.